La comptabilité d’une entreprise exige la traçabilité de toutes les dépenses enregistrées au cours d’une année. Cette règle reste impérative dans toutes les structures, que la facture soit constatée ou non.
Les factures non parvenues sont un cas particulier, car leur écriture comptable est particulière et nécessite qu’on y apporte des précisions.
Chaque décaissement de fonds par une entreprise est inscrit dans les comptes à l’instant T, mais aussi à la clôture de l’exercice comptable. Lorsque la facture n’est pas disponible avant l’exercice suivant, on parle de facture non parvenue.
Pour gérer ce cas, on inscrit au débit et au crédit des comptes annuels du bilan comptable les montants HT ou TTC, selon le cas.
Une facture qui court sur deux exercices comptables
La fin d’un exercice comptable, correspondant à la fin de l’année civile, prévoit que toutes les opérations dans les comptes au titre de cette année soient clôturées.
Le comptable de l’entreprise se charge de tenir et de mettre à jour les livres comptables, même si des factures ne sont pas encore disponibles.
Il doit alors maîtriser la comptabilisation de ces factures, connaître les subtilités et le moment adéquat pour les comptabiliser.
Qu’est-ce qu’une facture non parvenue ?
À la différence d’une facture acquittée, on parle de facture non parvenue ou facture à revoir lorsqu’une entreprise paye un bien ou un service qui lui est livré au cours de l’année sans que le fournisseur ne délivre la facture avant l’exercice suivant.
La dépense apparaît dans les comptes de l’entreprise, mais les pièces justifiant cette dépense ne sont disponibles qu’après l’exercice actuel.
Une marchandise livrée le 29 juin de l’année N, figurant dans les stocks, mais dont la facture arrive le 1er juillet N+1, est un cas de facture à revoir si l’entreprise clôture ses comptes le 30 juin de l’année N.
L’inverse est le cas des factures avancées. Cette dernière situation s’observe lorsque des frais sont facturés à l’avance et donne lieu à une comptabilisation de CCA (charge constatée d’avance). C’est le cas des loyers de crédit-bail.
Les FNP créent un décalage entre les trois éléments ci-après :
- réalisation de la prestation ;
- livraison du bien ;
- et l’instant où le fournisseur délivre la facture.
C’est une situation courante lorsque l’entreprise a recours à un sous-traitant ou à un fournisseur qui pratique une politique de facture post-livraison.
La facture non parvenue est également utilisée lorsque l’achat est effectué à une date proche de la date de clôture.
Quand comptabiliser les factures non parvenues ?
Les services comptables identifient les factures non parvenues à la clôture de l’exercice comptable et réalisent leurs écritures dans les livres des comptes à ce moment.
Ils doivent effectuer un travail préliminaire d’enquête au niveau des directions opérationnelles. Ils se servent des supports en possession de l’entreprise tels que les bons de commande ou les bons de livraison.
Les comptables pratiquent ensuite ce qu’on appelle le cut-off comptable. C’est une expression utilisée dans la comptabilité pour désigner les opérations non affectées au moment de la clôture. Il s’agit d’imputer l’estimation de la charge de la FNP à l’exercice cible.
On peut rattacher toutes les opérations en cours à leur fait générateur et à l’exercice comptable correspondant. Le comptable renvoie l’écriture de la facture aux comptes de l’année N, dès que le fournisseur transmet la facture à l’année N+1.
Faites tout de même attention à inclure les éléments obligatoires dans votre facture.
Comment gérer la comptabilisation d’une facture non parvenue ?
Les écritures comptables sont répertoriées dans des comptes inscrits au PCG. Le Plan Comptable Général formalise les règles de présentation des comptes que les entreprises sont obligées de respecter à travers une nomenclature détaillée.
Les comptes sont catégorisés en classes, qui sont subdivisées en sous-classe, pour détailler les écritures et pour indiquer où écrire quoi et pourquoi.
L’écriture comptable des factures non parvenues est répartie sur un chevauchement de débit et crédit s’étalant sur les deux exercices en jeu. Si vous faites vos factures sous forme digitale, il y a quelques subtilités à connaître.
Les comptes utilisés pour la comptabilisation des FNP
L’opération qui est observée pendant l’année N est comptabilisée à l’année N et régularisée en année N+1. La facture n’étant pas encore prête en année N, l’opération relève donc du compte 408 dans le Plan Comptable Général.
Le compte 408 est subdivisé en plusieurs autres comptes à savoir le compte :
- 4081 pour les factures non parvenues par les fournisseurs de bien et services, mais comptabilisées en N+1 ;
- 4084 du PCG concerne les fournisseurs d’immobilisation et la FNP qui est comptabilisée en N+1 ;
- 4088 attribué aux FNP qui concernent les pénalités de retards de paiement n’exigeant pas un rappel de la part du fournisseur.
Le compte 44586 ou compte de TVA à régulariser est utilisé lorsque la TVA sur l’opération de la FNP revient à l’entreprise.
L’écriture comptable des factures non parvenues
La comptabilisation de la FNP se fait sur les deux années. Durant la première année, on peut répartir l’écriture selon que l’opération est soumise ou non à la TVA. On inscrit successivement au débit du compte 44586 et du compte de classe 6, le montant HT relatif à l’opération.
On inscrit ensuite au crédit du compte 408 l’opération portant le montant TTC.
Dans le cas d’une FNP sans TVA, on comptabilise l’opération de la manière suivante :
- débiter le compte de classe 6 relatif à l’opération avec le montant TTC ;
- inscrire l’opération au crédit du compte 408 relatif à la facture pour le montant TTC ;
- le compte 44586 n’est pas sollicité.
Dans l’année suivante, les FNP font l’objet d’une régularisation. Elles sont contrepassées ou comptabilisées dans le sens inverse à celui de l’année N. Dès l’ouverture de l’année N+1, on régularise l’opération de la manière suivante :
- inscrire le montant TTC de l’opération au débit du compte 408 ;
- mettre au crédit du compte 6 le montant de la TTC ;
- puis, inscrire le montant TVA de l’opération sur compte de TVA.
Une facture reçue entièrement au cours de l’exercice est comptabilisée normalement. Lorsqu’une partie ou la totalité de la facture n’est pas constatée au cours de l’année, la FNP est reconduite à la fin de l’année N+1.
Les FNP dans le bilan comptable
La comptabilisation des factures non parvenues appartient aux comptes du bilan comptable de l’entreprise. Elle figure au passif des comptes annuels, précisément à la ligne intitulée « Dettes fournisseurs et comptes rattachés ».
Les règles du PCG exigent que ces dettes soient classées selon la durée restant à couvrir avant leur échéance :
- moins d’un an pour les dettes de court terme ;
- entre 1 et 5 ans pour les dettes de moyen terme ;
- plus de 5 ans pour les dettes du long terme ;
L’analyse des FNP
L’un des rôles des services financiers est de fournir à la fin de l’exercice des résultats à l’image de la situation réelle de l’entreprise. Il est donc nécessaire de réduire le plus possible les erreurs d’estimation des FNP enregistrées l’année précédente.
La clôture de l’exercice comptable dure en moyenne 90 jours. Les FNP freinent la productivité du service comptable de l’entreprise. Celui-ci ne dispose pas suffisamment de temps, ni du contrôle nécessaire sur le volume des FNP à traiter.
Il est important d’agir directement sur la procédure du cut-off pour faire face à cette difficulté. Il faut simultanément automatiser la réalisation de certaines tâches comme les travaux d’inventaire et d’enquête.
Les factures comptables existent lorsque l’entreprise achète un bien ou un service sans contrepartie d’une facture avant la clôture des comptes annuels. Sa comptabilisation est particulière puisqu’il n’y a pas de preuve pour justifier l’opération.
À la fin de l’exercice comptable et au début de l’exercice suivant, le service comptable doit faire les écritures comptables correspondant au débit et au crédit des comptes annuels indiqués.
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