Les clés pour passer avec succès votre audit rgpd

Le RGPD ou Règlement général sur la protection des données a été mis en vigueur par le Parlement européen en 2018. Il s’agit d’un cadre légal encadrant la protection des données à caractère personnel en Europe. Il peut s’agir de nom, prénom, coordonnées bancaires, photo, adresse, comportement web, etc. 

Toutes les entités qui collectent des informations personnelles doivent alors respecter cette règle. Pour réaliser un projet de mise en conformité RGPD, il faut tout d’abord faire un audit. Qu’est-ce que c’est ? Comment le réaliser ? Lisez cet article pour en savoir plus sur le sujet.

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le règlement général sur la protection des données s’applique à tout organisme, quels que soient son pays d’implantation et sa taille. Autrement dit, il touche toutes les entreprises (publique ou privée) traitant des données personnelles. Vous pouvez en savoir plus sur l’audit rgpd en cliquant sur ce lien.

Qu’est-ce que l’audit RGPD ?

L’audit RGPD a été mis en place afin de vérifier le respect de ce dispositif au sein des entreprises. Il assure que le système d’information soit fiable, sécurisé et fonctionnel. En d’autres termes, il s’agit d’un état des lieux général de la situation de l’organisme en ce qui concerne la gestion des informations personnelles. Sachez que les sanctions obtenues en cas de non-conformité à cette règle sont élevées.

Pourquoi faire un audit rgpd ?

Voici les raisons pour lesquelles vous devez procéder à l’audit rgpd :

Pour mieux sécuriser les informations

La digitalisation a changé la méthode de travail en entreprise. Certes, elle apporte de nombreux avantages pour les sociétés (comme une meilleure exploitation et transmission des données). Toutefois, il est désormais plus facile aux personnes mal intentionnées de voler les données confidentielles en cas de failles de sécurité. Il peut s’agir :

• des secrets de production d’une entreprise ;
• des stratégies marketing ;
• des informations concernant les dirigeants, les partenaires, les employés ou même les clients.

Dans ce sens, l’audit RGPD vise à vérifier le niveau de sécurité de données dans une entreprise. Cela vous permettra de trouver les failles afin de mieux y remédier.

Pour bénéficier d’une meilleure efficacité commerciale

Avant de lancer un nouveau produit ou de proposer un nouveau service, une société doit toujours faire de la prospection. Un audit rgpd vous donne l’opportunité d’analyser l’efficacité de votre système de gestion des informations concernant vos prospects. Le but étant de mieux restructurer vos processus de traitement des données. Ainsi, vous pourrez mettre en place une stratégie de marketing efficace tout en ciblant les clients potentiels.

Pour gagner la confiance des clients

Le respect du règlement général sur la protection des données vous permet de mettre en place un climat de confiance avec votre clientèle. C’est très important surtout pour les autoentrepreneurs et les PME. La fidélisation des clients vous donne la possibilité de stabiliser votre activité et aussi de gagner en notoriété.

L’audit a pour objectif de faire respecter la loi concernant la protection des données des consommateurs.

Quels sont les risques encourus lorsqu’un organisme ne respecte pas le RGPD ?

Le RGPD doit être respecté par toutes les entreprises. Des sanctions sont mises en place pour celles qui l’ignorent :

La CNIL et les sanctions

C’est la CNIL ou la commission nationale de l’informatique et des libertés qui se charge de faire respecter le règlement concernant la protection des données. Quand un manquement est constaté, la commission donne une mise en demeure de la société en question. Si cette dernière ignore l’avertissement, la CNIL passe par la sanction.

Cela varie en fonction de la gravité de la violation du règlement. Si ce n’est pas très grave, elle demande une amende avec la suspension du service qui a fait la collecte des données. Dans certains cas, la société est sanctionnée d’une amende administrative.

Les amendes administratives

La CNIL impose parfois des sanctions administratives. Le montant à payer est mentionné dans l’article 83 du RGPD.

Les sanctions pénales

Afin d’amener les entités à respecter les règles imposées par le RGPD, quelques États membres de l’Union européenne ont décidé de recourir à des sanctions supplémentaires. Elles sont plus importantes que les amendes administratives. Les sanctions pénales peuvent aller jusqu’à cinq ans d’emprisonnement avec une pénalité de 300 000 euros.

Les dommages et intérêts

Le RGPD a été établi afin de renforcer la protection des informations concernant les citoyens européens. Ces derniers ont le droit d’amener l’affaire en justice en cas de non-respect du règlement. Dans le meilleur des cas, l’entreprise en question devra verser des dommages et intérêts.

La perte de réputation

À part les amendes, les sanctions et les frais engendrés, le non-respect du RGPD peut nuire à la réputation de l’entreprise.

Comment faire un audit RGPD ?

Voici les étapes à suivre pour réussir l’audit RGPD :

Constituer un registre des traitements de données

Ce registre recense tous les documents pour pouvoir faire une vue d’ensemble des données. Pour ce faire, définissez les activités principales menées par votre entreprise. Puis, collectez les informations nécessaires.

Pensez également à créer une fiche de chaque activité recensée tout en précisant les éléments suivants :

• l’objectif de l’audit (fidélisation de la clientèle par exemple) ;
• les catégories des informations utilisées (nom, prénoms, date de naissance, adresse, salaire, etc.) ;
• l’identification des données sensibles (données d’état civil, les données bancaires, les données de santé, etc.) ;
• les personnes qui ont accès aux données (service en charge du recrutement, direction, hébergeur, partenaires, direction, service informatique, etc.) ;
• la durée de la conservation des données.

Cette liste n’est pas exhaustive. Il est conseillé de discuter avec toutes les personnes susceptibles de traiter les informations personnelles pour la compléter.

Faire le tri des informations

Après la constitution du registre, commencez à faire le tri. Pour ce faire, répondez aux questions suivantes :

• les données collectées sont-elles réellement nécessaires pour votre activité ?
• avez-vous le droit de traiter toutes les informations ?
• qui peut accéder à ces données ?

Respect des droits des personnes

Lorsque vous collectez des données, vous avez intérêt à informer les personnes de vos intentions. Mentionnez les éléments suivants dans votre questionnaire ou formulaire :

• pourquoi vous collectez ces informations ;
• l’entité qui vous donne le droit de les collecter ;
• les personnes qui auront accès aux données ;
• le temps de conservation des informations ;
• le transfert de données hors de l’UE (si c’est nécessaire).

Permettre aux personnes concernées de modifier leurs droits

Les personnes concernées (clients, prestataires, collaborateurs, etc.) doivent avoir le droit sur leurs données :

• opposition ;
• rectification ;
• effacement ;
• limitation du traitement ;
• accès, etc.

Toutefois, selon de RGPD, le délai de traitement de données le plus court est de 1 mois.

Quand faire un audit RGPD ?

Vous devez faire un audit RGPD dans les cas suivants :

• lors de l’aboutissement de la mise en conformité ;
• lors d’un changement de logiciel, d’acquisition d’une entreprise, de méthode de travail, etc. ;
• pour vérifier le bon fonctionnement de votre système (tous les ans par exemple).

Combien de temps dure l’audit RGPD ?

La durée de l’audit varie en fonction de :

• la taille de votre entreprise ;
• la sensibilité des données ;
• la quantité des informations à traiter, etc.

En général, ce processus dure plusieurs heures.

Combien coûte un audit Cnil ?

Prévoyez entre 1 000 et 5 000 euros pour faire un audit rgpd.