To Do List : 5 outils nécessaires à la gestion de tâches

Que ce soit pour lister ses tâches au travail ou celles de la vie quotidienne, cela n’est pas toujours facile. Il nous arrive d’être mal organisé ou d’en oublier. Mais il existe des outils spécialement conçus pour nous aider dans la réalisation de nos projets : des To Do List. 

Ces outils sont une grande aide dans la gestion des tâches et nous permettent d’y voir plus clair au quotidien. Retrouvez dans cet article une sélection des cinq meilleurs outils de To Do List et trouvez celle qui vous correspond le mieux. 

C’est quoi une To Do List ?

Aujourd’hui, on se retrouve toujours avec un milliard de choses à faire en se réveillant, et parfois la journée passe sans que l’on ait réussi à accomplir un seul de nos objectifs. Mais pas de panique, la To Do List est là pour nous aider. 

Le premier objectif d’une To Do List est de recenser l’ensemble des taches que vous devez accomplir dans le cadre d’un projet ou simplement dans la journée à venir. Vous pouvez regrouper ces objectifs en listes, ou ajouter des étapes à la réalisation d’une tache. Les renseigner par écrit vous permettront d’y voir plus clair et de vous organiser dans la réalisation de vos projets et dans la gestion de votre agenda.

Le second objectif d’une To Do List est de répartir l’ensemble des taches à accomplir avec votre équipe ou au sein de votre entreprise, à la manière d’une planification de projet. Enfin, vous pouvez ajouter un ordre d’importance et de priorité aux taches afin de mieux vous organiser. La To Do List permet de suivre l’avancée d’un projet et surtout d’être plus efficace. C’est très motivant de voir que l’on est parvenu à remplir une tache et cela donne envie de continuer d’avancer.

Pour vous accompagner vous et votre équipe au sein de l’entreprise, il existe donc cet outil que l’on appelle une To Do List. Trello, Asana, Monday, Evernote ou encore Todoist ont développé leur version et nous vous présentons ici les avantages propres à chaque système.

1 – Trello 

trello - gestion des taches

L’avantage de Trello est que sa version gratuite offre de nombreux outils. Le nombre d’utilisateurs qui peuvent avoir accès à l’agenda est illimité, de même que le nombre de fichiers qui peuvent être déposés sur l’application. Trello est un outil très simple d’utilisation où vous pourrez rentrer la liste de taches à accomplir et ajouter les icônes fait, à faire, en cours, en priorité, à vérifier etc…

L’application utilise un code couleur qui permet de se rendre compte rapidement de l’avancée des projets. Avec plus de 70 millions d’utilisateurs conquis, Trello est un outil de To Do List qui a largement fait ses preuves pour la gestion de projet en entreprise.

   2 – Asana 

asana todolist

Asana est une plateforme de gestion de projets très vivante où il est possible de partager des photos, vidéos et autre post avec son équipe. L’interface est très claire et permet de voir en un coup d’œil le responsable de la tache, l’échéance, le degré d’importance, le client, le statut de réalisation, etc.

Asana vous offre de nombreux outils pour préciser les taches à réaliser et laisser des indications précises à vos collaborateurs. Parmi tous les outils de gestion de projets, Asana est sans aucun doute le plus intuitif. Asana offre également un outil de visioconférence qui permet de faire rapidement le point avec son équipe.

   3 – Monday 

monday

Monday est l’application la plus efficace pour la gestion de projets en équipe. C’est un outil en anglais qui propose environ 500 modèles pour gérer ses équipes, mais il en existe une dizaine en français. Cet outil est très ludique et moderne donc il plaira aux entreprises plutôt « jeunes » et qui souhaitent avoir un bon esprit d’équipe.

Vous pouvez renseigner les profils de chaque membre de l’équipe et leur assigner des taches, vous pouvez également répartir les taches par couleur. Esthétiquement, le plan de l’application est très simple à comprendre avec un code couleur qui permet de visualiser immédiatement les taches à réaliser et les taches en cours.

   4 – Evernote 

evernote

Evernote est une application américaine qui figure parmi les outils les plus utilisés dans la prise de notes. C’est un outil qui permet de partager avec son équipe des idées et des directives. Vous pouvez engager une prise de note en temps réel. En gros, cet outil fonctionne de la même manière qu’un carnet de prise de note, mais digital. En le partageant avec votre équipe ou au sein de votre entreprise, vous pouvez inscrire une To Do List sur les pages du cahier, instaurer une planification ou encore insérer des photos ou des vidéos sur le carnet. L’avantage est que même lors d’un déplacement, vous pouvez continuer à diriger vos projets et donner vos directives à votre équipe par le biais de cet outil.

Evernote est gratuit, mais l’outil existe également en version payante à plusieurs niveaux : Evernote Premium et Evernote Business. Pour le choix de la version, tout dépend de vos objectifs et du niveau d’organisation souhaité. La version Basic gratuite s’adresse plutôt à des indépendants, les fonctionnalités sont plutôt basiques. La version Premium est à 6,99 euros par mois et vous offre le service d’une intelligence artificielle qui vous aide et vous guide dans la gestion de vos projets. A 13,99 euros par mois, la version Business facilite surtout le travail en équipe en ajoutant des outils de collaboration. 

   5 – Todoist

todoist

Todoist comporte tous les objectifs de base : planification de projet, listes de taches à accomplir, étapes d’avancées etc… Sa version gratuite est très complète, mais Todoist existe également en version payante. La version payante permet d’ajouter des étiquettes sur les listes et les taches à accomplir en illimité, d’inclure des commentaires, d’afficher les projets sur plusieurs semaines ou encore de renseigner des sous-projets au sein d’un même projet.

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